Jak zwiększyć produktywność w czasie pracy? – 6 porad

Osoby pracujące w branży kreatywnej powinny szczególnie dbać o efektywne wykorzystywanie czasu. Dowiedz się, jak zwiększyć produktywność w trakcie dnia.

Zaraz, zaraz… Taki wpis na blogu MobileTry? Jak ma się to do tworzenia stron internetowych, marketingu czy social media? Wbrew pozorom powiązania są bardzo silne. Pracujemy w branży kreatywnej, jesteśmy też blogerami. Właściwa organizacja pracy jest dla nas niesamowicie ważna. Udaje nam się pogodzić ze sobą wiele trudnych zadań. Mamy na to dobre, wypracowane już sposoby. Poznaj więc kilka skutecznych rad na temat tego, jak zwiększyć produktywność w czasie pracy.

1. Ustal i uporządkuj cele.

Ważny mail wymagający odpowiedzi, spotkanie za dwie godziny, w międzyczasie kilka telefonów. Pomyśl – ile razy Twoja głowa zaprzątnięta była tak wieloma zadaniami, że cała ta sytuacja budziła niesamowitą wręcz frustrację? Jestem przekonany, że często.

Dobre zaplanowanie zadań jest podstawą. Nie można działać na wiele frontów bez wcześniejszego nadania priorytetu poszczególnym czynnościom. Po pierwsze – spisz sobie wszystkie zadania. Po drugie – podziel je pod względem ważności, złożoności lub czasu trwania. Dzięki temu zyskasz świeże spojrzenie na wszystko to, co czeka Cię jeszcze w ciągu danego dnia. Przecież i tak trzeba się ze wszystkim zmierzyć – lepiej jest więc robić to z głową. Pozwoli Ci to z pewnością znacząco zwiększyć produktywność.

2. Użyj listy zadań.

Nasza pamięć bywa zawodna. Ponadto, zdecydowanie preferujemy przekaz wizualny, ponieważ trafia on do nas najskuteczniej. W związku z tym posiłkuj się listami zadań.

Pomyśl – jak bardzo satysfakcjonujące jest odhaczenie krzyżykiem osiągniętego już celu? A jeżeli mówimy o kilku, kilkunastu takich zadaniach? Potwierdzając w ten sposób wykonanie czynności, nie zajmujemy się już dłużej danym tematem. Coś zostało zrealizowane i kropka.

Doskonałym narzędziem, które pozwala znacząco zwiększyć produktywność przy pomocy list zadań jest Todoist.

Lista codziennych zadań

Widok listy zadań w Todoist.

Todoist pozwala na stały dostęp do zadań. W dodatku możemy współdzielić listy czynności wraz z innymi osobami. Do dyspozycji mamy również dodatki w postaci przypomnień, komentarzy, etykiet czy filtrów. Z narzędzia możemy korzystać przy pomocy strony internetowej, wtyczki do przeglądarki czy też aplikacji na smartfonie. Już wersja darmowa warta jest polecenia, a opcja premium daje nam jeszcze więcej możliwości. Todoist zdecydowanie pozwala nam zwiększyć produktywność w trakcie napiętego dnia.

3. Nie działaj wielozadaniowo.

Przyjęło się mówić, że podzielność uwagi jest zdecydowaną zaletą. Ba, wiele osób zawiera wielozadaniowość w CV jako atut. Niestety, ale w przypadku zwiększania produktywności cecha ta okazuje się wadą.

O ile zadania są trywialne, to jesteśmy w stanie radzić sobie z nimi jednocześnie. Jednak wraz ze wzrostem komplikacji nasza skuteczność zdecydowanie maleje. Dlaczego? Ponieważ do zadań trudniejszych potrzebujemy większego skupienia. Ukierunkowanie się na konkretny cel zajmuje nam więcej czasu. Nie jesteśmy wtedy w stanie szybko zapomnieć o poprzednim zadaniu (bo nadal zajmuje nam myśli) i natychmiastowo zabrać się za kolejne.

Lepiej jest działać liniowo. Za kolejne zadanie zabierz się dopiero wtedy, gdy skończysz poprzednie.

4. Przeanalizuj swój tryb pracy.

W filmie „Poszukiwany, poszukiwana” Stanisława Barei mogliśmy usłyszeć o ilości cukru w cukrze. Zadaj więc sobie pytanie: ile jest u mnie pracy w pracy? Nie jest ono tak głupie, jak mogłoby się niektórym wydawać. Właściwa analiza pracy skutecznie przyczynia się do tego, aby zwiększyć produktywność w trakcie dnia.

Wielu z nas podczas pracy odrywa się od niej na chwilę, aby zrobić coś innego. Przejrzenie walla na Facebooku, sprawdzenie poczty. Czy wiesz, że te wszystkie czynności mogą, wbrew pozorom, pochłaniać bardzo dużo cennego czasu? Na ten problem technika również znalazła receptę. Jest nią Toggl.

Optymalizacja czasu pracy Toggl

Przykładowe zestawienie czasu pracy utworzone dzięki Toggl.

Bardzo często korzystam z tego narzędzia. Jest ono bardzo pomocne i pozwala skutecznie zwiększyć produktywność dzięki samodyscyplinie. Pracuję? Wpisuję, co robię i klikam „Start”. Odmierza się licznik czasu trwania danej czynności. Robię sobie przerwę? Zatrzymuję poprzednie zadanie, tworzę nowe i również wciskam „Start”.

Jeżeli jest się szczerym ze sobą i w momencie trwania zadania „praca” rzeczywiście wykonuje się tę czynność, na koniec dnia możemy zaobserwować ciekawe wyniki. Widzimy wtedy, ile czasu rzeczywiście spędziliśmy pracując, a ile pochłonęły go nam zajęcia poboczne (poczta, Facebook, rozmowa z kolegą itp.).

5. Rób sobie regularne przerwy.

Nie samą pracą człowiek żyje. Potrzebujemy w końcu chwili wytchnienia i relaksu od trudów dnia codziennego. Warto jest więc robić sobie przerwy regularne, w określonych odstępach czasu.

Takie działanie musi być dodatkowo wzmocnione jeszcze jedną czynnością – oddzieleniem pracy od relaksu. Jeżeli zajmujesz się jakąś wymagającą skupienia czynnością, nie rozpraszaj się. Jeśli z kolei robisz sobie przerwę, to nie myśl o następnym zadaniu. Przerwa jest przerwą. Służy do tego, aby odetchnąć i naładować akumulatory, a nie do rozmyślania nad kolejną czynnością.

Technika pomidora

Regularne przerwy w praktyce, czyli jak zwiększyć produktywność dzięki technice pomidora i narzędziu Tomato Timer.

Nie byłbym sobą, gdybym w trakcie podejmowania tematu regularnych przerw nie wspomniał o technice pomidora. Dla tych, którzy jeszcze jej nie znają, może okazać się ona skutecznym lekiem na zmniejszoną produktywność. Jeżeli chcesz lepiej poznać technikę pomidora, zapraszam do mojego poprzedniego wpisu na temat pisania długich i wartościowych artykułów w krótkim czasie. Znajdziesz tam też więcej informacji na temat tego, jak zwiększyć produktywność w trakcie pracy kreatywnej.

6. Odstaw pożeracze czasu.

O sporadycznym przeglądaniu Facebooka w trakcie pracy zdążyłem już wspomnieć. Jeżeli jest na to czas, to raczej nie ma nic w tym złego. Jednak co w momencie, gdy musimy się skupić i gonią nas terminy?

Facebook - pożeracz czasu

Źródło grafiki: Storify.

Zrezygnowanie z mediów społecznościowych w momencie, gdy mamy pracować, pozwala skutecznie zwiększyć produktywność. Nie oszukujmy się, są to niesamowite pożeracze cennego czasu. Oczywiście niektórym osobom Facebook jest potrzebny do pracy, tak samo zresztą jak inne portale społecznościowe. Jednak tak naprawdę jest to niewielki ułamek wszystkich tych osób, które trwonią czas na bezcelowe przewijanie walla. Spokojnie, w trakcie tych kilkunastu minut nie wydarzy się raczej nic tak pilnego, aby nie mogło to zaczekać kilku godzin. 🙂

Czy da się zwiększyć produktywność w trakcie pracy?

Oczywiście, że tak! Z odpowiednią organizacją czasu można pogodzić pracę, studia, a także inne ważne zajęcia poboczne. Wystarczy tylko skupić się na odpowiednich technikach i czynnościach wspomagających organizację czasu pracy. Daj znać w komentarzach, jak Ty radzisz sobie z tą kwestią.

Artykuł oceniono na:
5 (4 głosy)

Michał Ziółkowski

Co-founder agencji interaktywnej MobileTry z Olsztyna, świadczącej kompleksowe usługi przede wszystkim małym firmom. Specjalizacją agencji jest tworzenie stron internetowych i sklepów internetowych. Ponadto MobileTry prowadzi kampanie reklamowe w internecie oraz oferuje usługi z zakresu pozycjonowania.

Spodobają Ci się również: