Jak powinien wyglądać profesjonalny podpis e-maila?

Profesjonalny podpis e-maila to podstawa biznesowej wiadomości. Zobacz, o czym należy pamiętać w trakcie tworzenia swojej własnej sygnatury e-maila.

Powiedzenie „jak Cię widzą, tak Cię piszą” idealnie odnosi się do mailowych sygnaturek. W końcu podpis e-maila jest elementem, który zawiera się (a przynajmniej powinien) w każdej wiadomości. Istnieje zatem szereg powodów w kwestii tego, aby zadbać o tę jakże istotną część e-maila.

Profesjonalny podpis e-maila musi przede wszystkim zawierać przydatne informacje, z czego istotna jest ich ilość oraz forma graficznej prezentacji. Główną rolę odgrywają zastosowanie odpowiednich kolorów, wykorzystanie przestrzeni, odpowiednia hierarchia informacji, a także ewentualne logo Twojej firmy lub nawet Twoje zdjęcie.

Sprawdź zatem, jakie dobre praktyki mogą okazać się pomocne wtedy, gdy będziesz projektować swoją własną sygnaturę.

Profesjonalny podpis e-maila – 8 wskazówek

1. Nie przesadź z kolorami.

Odkąd styl flat design na dobre zagościł w sieci, jego podstawowe założenia przeniknęły także do wiadomości mailowych.

Dobrze jest używać ograniczonej liczby barw, ponieważ dzięki temu podpisy w e-mailach mogą być stonowane, eleganckie i nieprzytłaczające odbiorców.

Profesjonalny podpis e-maila - przykład

Świetny przykład profesjonalnej sygnaturki (źródło).

Użyj dwóch, trzech kolorów. Najlepiej tych, które są częścią Twojej internetowej kreacji – strony internetowej, logo itp. Niech będą powiązane z Twoją działalnością.

2. Zamieść tylko istotne informacje.

Do czego służą sygnaturki? Ich rola to dostarczanie wartości odbiorcom, a wartość stanowią przede wszystkim przydatne informacje.

Dlatego też ogranicz ilość informacji do niezbędnego minimum. Skup się przede wszystkim na:

  • logo firmy lub swojej podobiźnie
  • imieniu i nazwisku
  • zajmowanym przez Ciebie stanowisku
  • danych kontaktowych (typu numer telefonu, być może adresy profili w mediach społecznościowych oraz adres siedziby)

Nie zamieszczaj w podpisie swojego adresu e-mail, gdyż jest on znany odbiorcy.

3. Pamiętaj o dołączeniu grafiki.

Profesjonalny podpis e-maila powinien zawierać obrazek. Najczęściej stosuje się, jak wspomniałem w poprzednim punkcie, logo lub swoje zdjęcie.

Dlaczego dołączenie grafiki jest zalecane? Ponieważ jest to element budujący zaufanie.

Sygnaturka mailowa

Dodawanie zdjęć do podpisów staje się coraz popularniejsze (źródło).

Dodanie logo sprawia, że rozszerzasz świadomość o swojej marce. Z kolei zdjęcie pozytywnie wpływa na odbiór Ciebie samego, ponieważ poprzez ukazanie podobizny bardziej przekonujesz do siebie.

Dołączając grafikę, rozważ zamieszczenie jej na serwerze. Dzięki temu sprawisz, że obrazek będzie pobierany z zewnątrz – nie będzie każdorazowo dodawany w formie załącznika do wiadomości.

4. Nie „ściskaj” elementów.

Wspomniany wcześniej przeze mnie styl flat design odpowiednio gra wolną przestrzenią wokół elementów.

Koniecznie spraw, aby informacje w Twoim podpisie nie były ściśnięte. Zastosuj odpowiednie przerwy pomiędzy poszczególnymi elementami. Dzięki temu wszystko będzie o wiele bardziej czytelne.

Generator podpisów e-mailowych

Przykład umiejętnego rozplanowania przestrzeni w podpisie (źródło).

Najważniejsze jest to, aby znaleźć odpowiedni balans pomiędzy informacjami, które chcesz zawrzeć w swojej sygnaturze, a miejscem, które masz do dyspozycji. Zdaję sobie sprawę z tego, że sporo osób może chcieć dodać sporo elementów do swojego podpisu, jednak trzeba zrobić to z głową, gdyż przeładowanie sprawi, iż podpis będzie za długi lub za szeroki.

5. Wyeksponuj najistotniejsze informacje.

W sygnaturze e-maila możesz także odpowiednio akcentować poszczególne informacje, pokazując odbiorcy, które z nich są najważniejsze.

W jaki sposób?

Poprzez manipulację ich rozmiarem. Najważniejsze elementy, czyli najpewniej Twoje imię i nazwisko, a także zajmowane stanowisko, powinny być wyróżnione nieco większym fontem w stosunku do pozostałych informacji. Możesz także odpowiednio grać różnymi kolorami.

Najmniej przydatne będą zapewne ewentualne linki do profili w mediach społecznościowych, zatem zastosuj dla nich najmniejszy font lub przedstaw je w formie małych obrazów.

6. Wezwij do działania.

Call to action (wezwanie do działania) nawet w wiadomości mailowej? A dlaczego nie?

Być może prowadzisz własnego bloga lub tworzysz przydatne użytkownikom materiały. Jeśli tak jest i udało Ci się np. stworzyć e-booka, możesz poinformować o tym fakcie w swoim podpisie mailowym.

CTA w e-mailu

Jak widać, można zamieścić także baner nawołujący do wykonania określonej akcji (źródło).

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pod wszelkimi informacjami umieścić krótkie zdanie informujące o tym, że poprzez kliknięcie można pobrać Twój najświeższy e-book lub skorzystać z formularza szybkiej wyceny projektu.

Dzięki temu możesz generować dodatkowe wejścia na Twoją stronę internetową. Najpewniej najczęstszymi odbiorcami Twoich wiadomości są osoby powiązane z Twoim biznesem, zatem odwiedziny, które możesz dzięki takiemu zabiegowi zyskać, będą mocno nakierunkowane na Twój cel.

7. Rozważ dodanie odnośników do profili w social media.

Jeżeli aktywnie działasz w mediach społecznościowych, to Twój profesjonalny podpis e-maila powinien zawierać linki do profili w social media.

Dzięki temu zwiększasz szansę na ich odwiedzenie – to oczywiste.

Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy regularnie dodajesz nowe treści w social media. W przeciwnym wypadku zrezygnuj z prezentowania takich linków – nie będą one dostatecznie wartościowe dla odbiorców Twoich wiadomości, zabiorą tylko cenne miejsce.

8. Miej na uwadze prezencję podpisu na urządzeniach mobilnych.

Ze statystyk wynika, że większość osób korzysta ze smartfonów i tabletów, jeżeli chodzi o odczytywanie wiadomości e-mailowych, aniżeli ma to miejsce przy pomocy komputerów.

Dlatego też podczas projektowania sygnaturki idealnej musisz mieć na uwadze to, że bardzo dużo osób będzie ją oglądało na swoich urządzeniach mobilnych.

Kreator podpisów do e-maila

Dobrym rozwiązaniem może być generator responsywnych podpisów autorstwa Fade It, dzięki któremu będziesz mieć pewność, że Twoja sygnatura będzie się odpowiednio skalowała na smartfonach i tabletach.

Odpowiednia konstrukcja podpisu jest niezwykle ważna, gdyż niepoprawne wyświetlanie się sygnatury na mniejszych ekranach będzie wyglądało po prostu nieprofesjonalnie.

Tak jak wspomniałem wcześniej, podpis jest świetnym elementem do zrobienia dobrego pierwszego wrażenia, a możesz sprawić je tylko raz. Szkoda zatem zaprzepaścić taką okazję.

Polecane kreatory podpisów e-mailowych

Istnieje kilka bardzo popularnych usług, dzięki którym możesz wygenerować swój własny profesjonalny podpis e-maila. Do najpopularniejszych należą:

Generatory potrafią znacznie skrócić czas tworzenia podpisu. Ułatwiają także całe zadanie poprzez proponowanie gotowych, predefiniowanych szablonów. Większość z nich jest dość schematyczna, jednak nie ma w tym nic złego – najważniejsza jest odpowiednia prezencja istotnych informacji.

Koniecznie przejrzyj wszystkie wyżej wymienione usługi, ponieważ dość znacząco różnią się od siebie pod kątem dostępności poszczególnych opcji (niektóre z nich są płatne).

Alternatywnie możesz spróbować stworzyć taką sygnaturkę samodzielnie – wystarczą do tego naprawdę podstawowe znaczniki języka HTML.

Dlaczego profesjonalny podpis e-maila jest tak ważny?

Odpowiedź jest bardzo prosta: ponieważ jego forma bardzo dużo mówi o tym, kim jesteś.

Na wizerunek siebie oraz swojej firmy wpływasz poprzez wiele działań, a podpis pod wiadomością e-mailową potrafi sporo powiedzieć o nadawcy.

Tym bardziej że stworzenie naprawdę prostej, aczkolwiek eleganckiej sygnatury nie zajmuje wiele czasu. Jeśli znasz podstawy języka HTML, wykonasz to zadanie naprawdę szybko. Jeszcze sprawniej pójdzie Ci wtedy, gdy skorzystasz z wymienionych w tym tekście generatorów.

Artykuł oceniono na: 5 (głosy: 12)

Michał Ziółkowski

Co-founder agencji interaktywnej MobileTry z Olsztyna, świadczącej kompleksowe usługi przede wszystkim małym firmom. Specjalizacją agencji jest tworzenie stron internetowych i sklepów internetowych. Ponadto MobileTry prowadzi kampanie reklamowe w internecie oraz oferuje usługi z zakresu pozycjonowania.

Spodobają Ci się również: